❤ Tareas de una wedding planner (I)

En el post anterior hablamos de los beneficios de contar con una wedding planner pero me he dado cuenta que muchas parejas desconocen nuestras verdaderas tareas y responsabilidades. Así que hoy me he propuesto hacer un inventario de las principales funciones que realiza una wedding planner profesional y así entender mejor las ventajas de contar con una organizadora de bodas en vuestro gran día.

Tareas de wedding planner. Qué hace una wedding planner, una organizadora de bodas.

Foto: Blur & Noise

En varias ocasiones he hablado de la figura de la wedding planner, de nuestras tareas pero hasta hoy no había hecho una relación más o menos exhaustiva de nuestros quehaceres. Así que vamos a ello, a responder a la pregunta qué hace una wedding planner y para ello vamos a determinar las principales tareas que realiza una organizadora de bodas tanto durante los preparativos como durante el gran día. El grueso de nuestras labores y más determinantes se ejecutan en los meses previos para que luego todo fluya y vaya como la seda el día B.

Funciones del wedding planner durante los meses de preparativos

Encontrar el lugar ideal para celebrar vuestra boda

Fincas privadas, caseríos, palacios, hoteles, bodegas… existen mil posibilidades donde celebrar una boda. La wedding planner os ayudará a dar con el lugar ideal para celebrar vuestra boda atendiendo a vuestros gustos, preferencias y presupuesto.

tareas de la wedding planner

Foto: Blur & Noise

Seleccionar a los mejores proveedores para vuestra boda

Atendiendo a vuestro estilo y presupuesto os aconsejaremos qué profesionales son los perfectos para vuestra boda, ahorrándoos mucho tiempo en la búsqueda y en la toma de decisiones.

Gestión con los proveedores

Conocemos el sector, hablamos el mismo idioma lo que nos ayuda a conseguir los mejores resultados. No tendréis que ocuparos de hablar y hacer el seguimiento con cada proveedor. Por otra parte, en ocasiones contamos con acuerdos con diferentes proveedores consiguiendo descuentos o regalos para vosotros.

Rentabilizar el presupuesto

Buscamos las mejores soluciones para que tengáis la boda que deseáis sin pasaros del presupuesto marcado. Sacamos chispas a cada euro.

Ideas creativas y sorpresas

Llevamos años trabajando en la organización de eventos y bodas, vamos a ferias, leemos blogs… todo ello nos ayuda a poderos proponer y asesorar en la decoración y sorpresas para conseguir el efecto wow que deseáis.

Conocimiento, asesoramiento y acompañamiento

Siempre os asesoraremos para que vuestra boda salga perfecta, os daremos nuestra opinión objetiva, experimentada y sincera, y removeremos cielo y tierra para encontrar lo que los novios quieren.

Organización de la ceremonia

Conocemos el protocolo de las ceremonias religiosas, os ayudaremos a elegir la música y lecturas. En las ceremonias simbólicas además preparamos el guión, os ayudamos a redactar vuestros votos, así como a los familiares y amigos que vayan a intervenir. También os proponemos sorpresas y nos ocupamos del protocolo y gestionar con el oficiante el tono de la ceremonia.

Por cierto si vais a celebrar una ceremonia simbólica, no dejéis de leer el decálogo para conseguir una ceremonia civil perfecta así como el post sobre cómo realizar un guión y qué ritos podéis realizar para que vuestra ceremonia sea inolvidable.

Creación de la identidad de la boda

Tareas de wedding planner. Creación de la identidad de la boda.

Foto: Bastian Sander

Trabajaremos con vosotros y el diseñador gráfico vuestra identidad, logo e invitaciones, para que cuando vuestros familiares y amigos reciban la invitación ya intuyan el estilo de la boda y vean que vuestra boda va estar totalmente personalizada y organizada con muchísimo cariño.

Diseño y coordinación de la decoración

Atendiendo a vuestro estilo, paleta cromática de la identidad y presupuesto realizamos la propuesta de decoración de todos los espacios de la boda (ceremonia, cóctel, banquete, fiesta, baños…) para que todo esté en sintonía. Asimismo buscamos los mejores proveedores (florista, iluminación, alquiler de mobiliario…) para ejecutarla y conseguir el efecto wow en vuestros invitados.

Propuestas de regalos para los invitados

A veces dar con el detalle perfecto es tarea ardua. Rehuimos de cachivaches atrapapolvos y apostamos por la emoción, regalos personalizados y solidarios. Juntos encontraremos el regalo ideal para vuestros invitados.

Asesoramiento para la realización del seating

Os proporcionará las reglas de protocolo, claves y consejos para distribuir y sentar a vuestros invitados. El seating será una tarea mucho más sencilla si la realizáis bajo sus premisas. No obstante, es importante dejar claro que el protocolo está para romperlo y adecuarse a las necesidades y deseos de cada pareja, pero es un punto de inicio primordial.

Timing y coordinación de proveedores

En una boda participan muchos proveedores, algunos realizan su función solo antes del gran día pero muchos, la mayoría (estilista, fotógrafo, videografo, florista, decorador y equipo de montaje, autobuses, chófer del coche de la novia, coro, dantzari, dj…) hacen su labor el día de la boda y todo debe estar perfectamente coordinado para no perder tiempo ni los nervios. Por ello es primordial determinar un horario, un timing realista y asegurarse que se está ejecutando a la perfección, esa es una de las laborales de una wedding planner. Coordinar a todos los proveedores y sorpresas, determinar las horas de montaje y desmontaje de cada espacio a decorar, encargándose así que todo se lleva a cabo tal y como estaba previsto.

Acompañamiento a las pruebas de maquillaje, vestido, reuniones con el fotógrafo, música, maestro de ceremonia…

Tareas de wedding planner. Asesoramiento y acompañamiento. Make up

Foto: Dani González, de La mirada mágica

Siempre estamos a vuestra disposición, para resolveros cualquier duda, para acompañaros a las pruebas de vestido, maquillaje… a las reuniones con el fotógrafo, catering, videografo…

Control y gestión de pagos

Una wedding planner se encarga de recordaros los pagos pendientes a los proveedores en las fechas concertadas. Lleva el control de todos los abonos y por supuesto se ocupa de supervisar los contratos para que todo esté correcto y no haya malos entendidos.

Estas son las principales tareas que realizamos durante los meses de preparativos pero hay otras muchas, algunas difíciles de preveer pues cada boda, cada pareja, cada novia tiene distintas necesidades, pero sean las que sean, una wedding planner siempre estará ahí para atenderlas. Si hay que buscar un zapato de dos temporadas pasadas, se localiza; si hay que trabajar con los amigos de la pareja para ayudarles a hacer sus intervenciones en la ceremonia o preparar un baile sorpresa, se hace; si hay que ir a la sesión preboda con el fotógrafo tapando a los novios porque está diluviando, se va.

En fin, una wedding planner será vuestra coach, compañera, cómplice, asistente, consejera, asesora, diseñadora, decoradora, gestora, conseguidora… y terminará siendo vuestra amiga.

En el próximo post abordaremos las tareas que realiza un wedding planner profesional durante el día de la boda.

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